NEWS

Importancia del proceso de acreditaciones en el evento

El proceso de acreditación de los invitados es el inicio formal del evento por lo que es importante que los asistentes se sientan cómodos, bien recibidos y con una correcta atención al llegar. Es por esto que a la hora de realizar un evento, hay aspectos de la organización que se tienen que prever con anticipación para asegurar el éxito del mismo.

El registro de los asistentes, es recomendable que comience con una pre acreditación on line. Ésta se puede realizar desde la PC o desde un dispositivo móvil solamente completando y enviando datos como apellido, nombre, email, teléfono o la información que se requiera. Al invitado le permite abonar previamente desde la comodidad de su oficina con tarjeta de crédito directamente desde la web del encuentro. Para aquellos que realizan el pago on-site, la pre acreditación, constituye un paso menos, que al llegar al evento nos hace ganar tiempo y comodidad en la recepción del material.

Para quien organiza, el proceso de pre acreditación le permite tener la información unificada y centralizada de los participantes de manera instantánea y en cualquier momento, permitiendo tener control en tiempo real del interés que el evento despierta entre los potenciales asistentes y poder medir las distintas herramientas publicitarias que se utilizan para la difusión previa.

A través de Internet, se puede acceder al listado de pre acreditados con información clave que ayudará a la organización a lograr un evento exitoso. Esa información se vinculará al momento de realizar la acreditación on site, agilizando el proceso y garantizando que, finalizado el encuentro se pueda gestionar un preciso informe estadístico de los asistentes.

Por último, poder acceder a información estadística antes del evento, permite organizar diferentes partes del evento como lo son el coffee break, la cantidad de carpetas, los bolsos o cualquier tipo de material que tenga que ser entregado a los invitados. Gestionar toda esta información con antelación facilita la emisión de credenciales identificadoras tanto para asistentes como para disertantes ayudando a que el proceso de acreditaciones sea dinámico y confiable. La acreditación es el primer contacto de los asistentes y de ella dependerá en gran parte el éxito del evento.