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¿Cómo adaptar los espacios para un mejor proceso de acreditación?

Al ser el proceso de acreditación el comienzo formal de un evento, es necesario que su ubicación sea estratégica para que los asistentes lo encuentren rápidamente y puedan dirigirse ante cualquier consulta.

Generalmente se hace un relevamiento del lugar a fin de definir con el Organizador cuál es la mejor ubicación. Como recomendación general, si hay alguna exposición comercial o área de particular interés en el evento, el sector de acreditaciones debe ser dispuesto al final de la exposición o lugar de interés a fin de invitar a los asistentes a participar.

Para un adecuado proceso de registro y acreditación es ideal contar, en promedio, con un espacio entre 75 centímetros y un metro lineal por terminal de acreditación (entendiendo esto por cada notebook y personal afectado) con el objetivo de brindar una cordial bienvenida a los participantes en un espacio cómodo para su recepción, generando un proceso de acreditación ágil y ordenado. Adicionalmente deberemos considerar el espacio necesario para las áreas de cobro de inscripción y entrega de material.

La cantidad de terminales necesarias para cada evento, se estiman de acuerdo a distintos factores, entre ellos: la cantidad de personas que asistirán; si se ha realizado una pre acreditación; si se entrega algún tipo de material a los asistentes; si el evento es gratuito o con cargo y en este caso la forma de pago. A partir del estudio de estos factores es que se calcula el número de terminales y personas de apoyo que van a ser necesarias a fin de garantizar un proceso de acreditación rápido y eficiente.